05 november 2018
Vorige maand vertelde Hemink uit Holten over het belang van bewonerscommunicatie en de aanpak bij groot onderhoud en renovaties. Deze editie is het woord aan NewBouw, een woningbouwspecialist met ook de nodige aandacht voor de klant. Zelf zeggen ze dat keuzevrijheid hun uitgangspunt is en klantgerichtheid het doel. Alles staat dus in het teken van de kopers en hen het huis geven dat ze willen. Bij keuzevrijheid komt veel maatwerk en dus administratie kijken. Hoe zorgt het team van NewBouw er toch voor dat alles op rolletjes loopt? We vroegen het aan Naomi van der Pol, commercieel manager.
Als bouwonderneming gevestigd in Uitgeest richten we ons voornamelijk op nieuwbouw- en transformatieprojecten in de omgeving van Noord-Holland.
Onder andere voor een digitaal bestelproces van meer- en minderwerk. Bij NewBouw staat de keuze van de eindgebruiker centraal. Veel bouwbedrijven zien persoonlijke keuzes als een verstoring, als een vertraging van het bouwproces. Wij vinden het juist leuk om de kopers precies de woning te geven die ze willen. Zo wordt hun nieuwe huis een thuis. Doordat persoonlijke keuzes voor veel administratie kunnen zorgen, zochten we naar een pakket dat dit voor ons helder faciliteert, zowel voor de klant als voor onszelf.
We maakten gebruik van een Excel-sheet, maar dat werkte niet handig. NewBouw gaat graag mee met de tijd en daar hoort digitalisering bij. Ook wilden we het proces voor onze kopers prettiger vormgeven. Na afname van het pakket besloten we om alle nieuwe projecten in homeDNA te beginnen. Lopende projecten hebben we toen ook maar ingevoerd, om alle projectgegevens direct op één plek te bewaren en de op te leveren projecten te laten doorstromen naar de module Service & Onderhoud van homeDNA, die we ook in gebruik hebben genomen.
Alles van één project en over één woning is in één online dossier terug te vinden. Geen onduidelijke e-mailstromen meer of documenten die her en der verspreid zijn. Het is nu helder waar je de informatie kan vinden. HomeDNA structureert de informatie prettig per bouwnummer en laat ook per bouwnummer zien wat de bestellingen en acties zijn. Het hele projectteam beschikt over de laatste stand van zaken en dit voorkomt vergissingen. Met de rapportages en downloadmogelijkheden kunnen we de gewenste overzichten gemakkelijk genereren.
Zij beschikken over een persoonlijk woningdossier dat erg compleet in het gebruik is. Ook onze klanten kunnen in één online dossier alle informatie vinden aangaande kun woning: contractstukken, de keuzelijst, documenten, instructies en nieuws. Daarnaast faciliteert het dossier ook contact met ons. Er kunnen e-mailberichten heen en weer gestuurd worden, welke automatisch in het dossier opgeslagen blijven. Aanvullende informatie die op deze manier wordt vergaard, is dus ook onderdeel van het dossier. De persoonlijke woningdossiers per koper hebben de plaats ingenomen van onze oude contract- en oplevermappen. Omdat de data online is, kunnen we relevante informatie gemakkelijker delen met de koper. Alles rondom hun toekomstige woning is overzichtelijk terug te vinden op één plek. Hiermee zijn alle zaken rondom het bouwproces meer helder en verlopen de contacten sneller.
Na een persoonlijk adviesgesprek geven we graag de tijd en ruimte om meer- en minderwerkopties te kiezen en individuele woonwensen uit te denken en aan ons door te geven. Hier staat wel een strikte sluitingsdata tegenover. Dit is noodzakelijk voor voorbereidingen en om de soms verregaande wensen mogelijk te maken. Per optie bepalen we een sluitingsdatum, welke vanaf het begin af aan duidelijk is voor beide partijen. Het systeem van homeDNA bewaakt de sluitingsdatum vervolgens voor ons met automatische berichten die attenderen op een aankomende, uiterste besteldatum. Na de sluitingsdatum kan de klant zijn bestelling via het systeem niet meer doorgeven. Dit voorkomt dat er per ongeluk toch nog bestellingen worden ingediend die niet meer kunnen worden uitgevoerd.
We krijgen over het algemeen positieve reacties. Onze kopers vinden het systeem zeer gebruiksvriendelijk. Hoe je klanten omgaan met een systeem heeft ook te maken met hoe intensief je ze hierbij helpt en stimuleert. Wij doen dit door bij de informatiebijeenkomsten homeDNA onder de aandacht te brengen en uitleg te geven. Ook bij kopersadviesgesprekken halen we het gebruik van het online woningdossier uitgebreid aan en laten we bijvoorbeeld zien hoe ze met hun meer- en minderwerk aan de slag kunnen. Alleen bij senioren merken we dat het gebruik soms wat lastiger is. Daar besteden we dan extra aandacht aan.
Er blijven altijd verbeteringen mogelijk. We zoeken zelf ook steeds naar manieren om ons werkproces te optimaliseren. HomeDNA zou daarbij kunnen helpen door bij het onderdeel van de e-mailberichten meer zoek- en filterfuncties mogelijk te maken. We maken graag gebruik van een geïntegreerd e-mailprogramma in homeDNA, zodat we Outlook niet meer nodig hebben voor verdeling van e-mails over ons projectteam of voor contact met onderaannemers. Ook zijn meer rapportagemogelijkheden altijd welkom, bijvoorbeeld met betrekking tot meer- en minderwerk. Soms willen we data verregaand kunnen analyseren om het concreet te maken waar verbeteringen te bewerkstelligen zijn. Nieuwe verzoeken aan het systeem kunnen we altijd bij de helpdesk van homeDNA kenbaar maken. Zij gaan er dan mee aan de slag en kijken daar de mogelijkheden.
Volgende maand weer een nieuwe editie van College Tour.
Wil je op de hoogte gehouden worden? Laat dan hier uw e-mailadres achter.
